vereniging_privacy
Privacyverklaring R.K.H.V. Union
Versie: 18 mei 2018
Onderwerp
In deze Privacyverklaring informeert de vereniging R.K.H.V. Union hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan R.K.H.V. Union persoonsgegevens verwerkt. Aan nieuwe leden wordt gevraagd om kennis te nemen van deze verklaring en deze te accepteren.
Door middel van deze Privacyverklaring geeft R.K.H.V. Union uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).
In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
(a)Betrokkene:iedere persoon waarvan R.K.H.V. Union als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(b)Persoonsgegevens:ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
(c)Verwerken:iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
(d)Website: iedere website die door R.K.H.V. Union wordt aangeboden, zoals http://www.unionhockey.nl
(e)App: iedere app die door R.K.H.V. Union beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.
Algemeen
R.K.H.V. Union verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de hier beschreven doeleinden verwerkt.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG.
(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op R.K.H.V. Union rust;
(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan R.K.H.V. Union is opgedragen;
(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van R.K.H.V. Union of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Doeleinden verwerking persoonsgegevens
R.K.H.V. Union verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:
(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
(c) het organiseren van evenementen van of op R.K.H.V. Union, voor leden, oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
(d) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;
(e) het beheer van de organisatie van R.K.H.V. Union, zoals het administreren van de diverse commissies;
(f) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van R.K.H.V. Union, onder meer via elektronische post of App;
(g) het screenen van vrijwilligers;
(h) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
(i) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
(j) de administratie van haar vrijwilligers;
(k) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;
(l) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;
(m) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van R.K.H.V. Union of ten behoeve van evenementen van R.K.H.V. Union;
(n) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden;
(o) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;
(p) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.
Persoonsgegevens worden door R.K.H.V. Union niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Beeld en geluid
Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van R.K.H.V. Union worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van R.K.H.V. Union, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. R.K.H.V. Union heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.
Cookies
R.K.H.V. Union maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. Op de website www.unionhockey.nl maakt R.K.H.V. Union gebruik van (Google Analytics). Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.
Ontvangers van persoonsgegevens
R.K.H.V. Union deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.
Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is R.K.H.V. Union gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.
R.K.H.V. Union kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.
R.K.H.V. Union kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de contributieadministratie en boekhouding Ook kan R.K.H.V. Union ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloudcomputerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
R.K.H.V. Union kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van R.K.H.V. Union in het belang van haar betrokkene is.
Bewaartermijn
R.K.H.V. Union bewaart bezoek en persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in deze verklaring bedoelde doeleinden. Tenzij R.K.H.V Union op grond van wettelijke bepalingen verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:
- De bewaartermijn bedraagt twee jaar gerekend vanaf einde lidmaatschap;
- de bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht voor bestaat bedraagt 7 jaar
- Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn , kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.
Beheer persoonsgegevens via Mijn Union/ Inlog
Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account op ‘Mijn Union/Inlog’, bereikbaar via de website http://www.unionhockey.nl
Rechten betrokkene
Betrokkene heeft het recht R.K.H.V. Union te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om R.K.H.V. Union te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.
Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Indien betrokkene om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal R.K.H.V. Union de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft R.K.H.V. Union nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van R.K.H.V. Union. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is R.K.H.V. Union gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.
Contact
Verzoeken aan R.K.H.V. Union met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected].
Wijzigingen
R.K.H.V. Union behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je daarom aan om onze privacy policy regelmatig te bekijken.
Gebruik van de website en/of de App houdt in dat betrokkene akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van R.K.H.V. Union.